Chuẩn bị cho thành công: cách tránh bẫy quản lý rủi ro tâm lý xã hội

Bảo vệ cả nhân viên và danh tiếng của bạn bằng cách hiểu những cạm bẫy mà các tổ chức thường gặp phải khi tìm cách quản lý các mối nguy hiểm tâm lý trong trading .

• Cạm bẫy 1 : Tiếp cận rủi ro tâm lý xã hội giống như rủi ro sức khỏe và an toàn truyền thống
• Bẫy 2 : Suy ngẫm về các nguồn dữ liệu và đầu vào – nguồn dữ liệu hạn chế sẽ dẫn đến quan điểm hạn chế về các mối nguy hiểm về mặt tâm lý xã hội
• Cạm bẫy 3 : Không sử dụng tư duy hệ thống để xác định và đánh giá rủi ro

Cạm bẫy 1 : Tiếp cận rủi ro tâm lý xã hội giống như rủi ro sức khỏe và an toàn truyền thống

Rủi ro tâm lý xã hội liên quan đến sự tương tác của các yếu tố phức tạp riêng biệt đối với mỗi cá nhân và môi trường làm việc của họ. Các yếu tố này bao gồm đặc điểm cá nhân, nhu cầu công việc, mối quan hệ tại nơi làm việc và sở thích liên quan đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, kiểm soát công việc và văn hóa tổ chức, cùng nhiều yếu tố khác. Những mối nguy hiểm này không phải lúc nào cũng tuân theo mối quan hệ có thể dự đoán được giữa nguyên nhân và kết quả, như các rủi ro truyền thống hoặc tuyến tính thường xảy ra, khiến cho việc đánh giá rủi ro tâm lý xã hội trở nên khó khăn và thậm chí còn khó khăn hơn để quản lý.

Giải pháp 1: Hiểu được sự phức tạp đặc biệt của rủi ro tâm lý xã hội

Điều quan trọng là phải biết rằng các mối nguy hiểm về mặt tâm lý xã hội có thể xảy ra kết hợp với nhau hoặc tác động đến các mối nguy hiểm về an toàn thể chất. Một số mối nguy hiểm có thể không tự gây ra tổn hại về mặt tâm lý nhưng có thể gây ra nếu kết hợp với các mối nguy hiểm khác. Ví dụ:

• Khi khối lượng công việc lớn, rủi ro tâm lý xã hội có thể tăng lên nếu người lao động không thể nghỉ giải lao hoặc nếu họ làm việc một mình.
• Việc tiếp xúc với mối nguy hiểm về mặt tâm lý xã hội (như thời gian cảnh giác cao độ, xung đột giữa các cá nhân hoặc thậm chí điều kiện làm việc nóng bức) có thể làm tăng nguy cơ gặp mối nguy hiểm về thể chất do căng thẳng, mệt mỏi và mất tập trung.

Các mô hình rủi ro hiện có (tức là ma trận hậu quả so với khả năng xảy ra) và cơ sở hạ tầng (tức là sổ đăng ký rủi ro tĩnh) bị hạn chế trong việc giải quyết thỏa đáng sự phức tạp này. Do đó, việc đánh giá rủi ro tâm lý xã hội đòi hỏi các khuôn khổ mới xem xét nhiều biến số và tương tác của chúng, thay vì chỉ cố gắng đánh giá các mối nguy hiểm riêng lẻ một cách riêng lẻ.

Các tổ chức cần hiểu những điều sau đây để đánh giá đầy đủ tác động của các mối nguy hiểm về mặt tâm lý xã hội đối với nhân viên của mình và thiết kế các chiến lược có mục tiêu để ngăn ngừa các mối nguy hiểm về mặt tâm lý xã hội tác động đến lực lượng lao động của mình.

Bẫy 2: Suy ngẫm về các nguồn dữ liệu và đầu vào – nguồn dữ liệu hạn chế sẽ dẫn đến quan điểm hạn chế về các mối nguy hiểm về mặt tâm lý xã hội

Thông thường, khi tìm cách hiểu tần suất, khả năng xảy ra và tương tác của các mối nguy hiểm tâm lý xã hội trong lực lượng lao động của mình, các tổ chức chuyển sang các nguồn dữ liệu truyền thống như khảo sát con người hoặc báo cáo về mối nguy hiểm và sự cố. Tuy nhiên, cần phải đánh giá quan trọng dữ liệu này để đảm bảo các tổ chức có được cái nhìn sâu sắc về toàn cảnh rủi ro tâm lý xã hội. Bằng cách đặt câu hỏi đúng về việc liệu các tập dữ liệu hiện có có cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến mức độ nghiêm trọng, tần suất và thời gian tiếp xúc hay không, các tổ chức có thể hiểu toàn diện về các mối nguy hiểm và rủi ro hiện tại, điều này có thể hiệu quả hơn là chỉ dựa vào các cơ chế truyền thống.

Giải pháp 2: Đánh giá phạm vi nguồn dữ liệu của bạn

Để giải quyết vấn đề này, các tổ chức cần xem xét nghiêm túc các nguồn dữ liệu của mình để đảm bảo họ đang nắm bắt được toàn bộ các mối nguy hiểm về mặt tâm lý xã hội và bắt đầu chuyển trọng tâm từ chỉ các đầu ra sang bao gồm các kết quả. Điều này có thể bao gồm việc xem xét các nguồn thông tin thay thế, đảm bảo rằng mức độ nghiêm trọng, tần suất và thời gian tiếp xúc với các rủi ro về mặt tâm lý xã hội được nắm bắt trong nguồn thông tin này. Hãy cân nhắc áp dụng các câu hỏi sau vào các tập dữ liệu truyền thống:

• Khảo sát và phản hồi của nhân viên : Phạm vi thông tin thu thập được thông qua khảo sát này là gì? Nó có cho phép tổ chức đánh giá rủi ro đối với các nhóm nhân viên khác nhau không?
• Tỷ lệ sử dụng các chương trình hỗ trợ nhân viên : Nhà cung cấp EAP của bạn có thể cung cấp dữ liệu nào? Bạn có nhận được dữ liệu về sự hài lòng về dịch vụ hoặc dữ liệu trình bày cũng như các số liệu truyền thống như vấn đề sử dụng và trình bày không?
• Báo cáo về nguy cơ và sự cố : Các trường hợp căng thẳng liên quan đến công việc có được báo cáo không đầy đủ trong hệ thống báo cáo của bạn không? Dữ liệu này có thể được tin cậy để có bức tranh chính xác về tần suất không? Dữ liệu thu thập được có đủ cụ thể không?
• Dữ liệu về xung đột và bắt nạt : Bạn đã cân nhắc đến các nguồn dữ liệu thay thế như dữ liệu được thu thập thông qua các kênh bắt nạt và quấy rối độc lập chưa? Bạn duy trì các yêu cầu về tính bảo mật như thế nào?

Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về tầm quan trọng của việc sử dụng dữ liệu để đo lường những thay đổi có tác động trong bài viết của EY về chủ đề 'Dũng khí trong thử thách - Làm thế nào để chúng ta chuyển đổi sức khỏe, sự an toàn và hạnh phúc trong thời kỳ khó khăn?'.

Cạm bẫy 3: Không sử dụng tư duy hệ thống để xác định và đánh giá rủi ro

Như đã nêu ở trên, khi tìm cách hiểu các mối nguy hiểm về mặt tâm lý xã hội của mình, các tổ chức thường dựa vào các cơ chế truyền thống để xác định và đánh giá rủi ro (chẳng hạn như dữ liệu khảo sát và báo cáo sự cố). Mặc dù điều này chắc chắn cung cấp góc nhìn, nhưng một thách thức bổ sung là cách mọi người tương tác với công việc của họ không phải lúc nào cũng được tính đến một cách rõ ràng.

Để xem xét phương pháp tiếp cận tư duy hệ thống để hiểu rủi ro tâm lý xã hội, chúng ta có thể coi công việc như một cỗ máy được bôi trơn tốt. Trong một cỗ máy, mỗi bộ phận có một chức năng cụ thể, có thể là bánh răng, đòn bẩy hoặc ròng rọc. Các bộ phận này không hoạt động riêng lẻ; thay vào đó, chúng hoạt động cùng nhau để làm cho cỗ máy hoạt động như một tổng thể. Nếu một bộ phận không hoạt động bình thường, nó có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cỗ máy. Tương tự như vậy, một hệ thống làm việc bao gồm các yếu tố khác nhau như con người, nhiệm vụ, quy trình, thiết bị và môi trường làm việc. Nếu không xem xét tất cả các khía cạnh của hệ thống, các tổ chức có nguy cơ bỏ lỡ một phần quan trọng của bộ máy quản lý rủi ro tâm lý xã hội bao quát.

Giải pháp 3: Lồng ghép tư duy hệ thống vào cốt lõi của phương pháp quản lý rủi ro tâm lý xã hội của bạn

Áp dụng phương pháp tiếp cận tư duy hệ thống sẽ hỗ trợ các tổ chức hiểu được mối quan hệ động giữa các bộ phận khác nhau của hệ thống làm việc và cách chúng có thể phối hợp với nhau để tạo ra các mối nguy và rủi ro tâm lý xã hội cũng như tác động đến hiệu quả của các biện pháp kiểm soát. Áp dụng tư duy hệ thống trong việc đánh giá các mối nguy tâm lý xã hội có những lợi ích sau:

• Xác định nguyên nhân gốc rễ: Tư duy hệ thống có thể hỗ trợ tìm ra nguyên nhân gốc rễ của rủi ro tâm lý xã hội, phát hiện các vấn đề về cấu trúc trong tổ chức có thể góp phần gây ra căng thẳng, xung đột và sức khỏe tâm thần kém.
• Phòng ngừa hơn giảm thiểu: Tư duy hệ thống dẫn đến cách tiếp cận chủ động hơn, giúp dự đoán và ngăn ngừa rủi ro tâm lý xã hội thay vì chỉ giải quyết chúng. Nó giúp xác định các mối nguy tiềm ẩn trước khi chúng trở thành rủi ro tâm lý xã hội nghiêm trọng.
• Tập trung vào bức tranh toàn cảnh: Tư duy hệ thống tránh đổ lỗi cho cá nhân và tập trung vào cấu trúc tổ chức, quy trình và văn hóa góp phần gây ra rủi ro tâm lý xã hội. Bằng cách tập trung vào bức tranh toàn cảnh, có thể phát triển các giải pháp lâu dài và mạnh mẽ.